Sayı   : 2013/29

Konu : E-FATURA   E-DEFTER UYGULAMASI 

Maliye Bakanlığı elektronik ortamda yasal defter tutulması ve fatura düzenlenmesinin önünü, geçtiğimiz dönemlerde çıkardığı tebliğler ile açmıştı. Başlangıçta bu düzenlemeler isteğe bağlı olarak uygulanıyordu. Yakın dönemde Bakanlık, çıkardığı 421 sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile bazı mükellefler için e-fatura ve e-defter uygulamasını zorunlu hale getirdi.

E-fatura ve e-defter ne demek?

Bilindiği üzere fatura, satılan mal veya yapılan iş karşılığında, malı satan veya işi yapan tüccar tarafından düzenlenip müşteriye verilen ticari bir vesika. E-fatura ise Maliye Bakanlığı'nın belirlediği şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı ifade ediyor. Yani e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip.

E-defter ise; şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu'na ve Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü ifade ediyor. E-defter tutan mükelleflerin bu defterleri eskisi gibi yazdırmalarına gerek bulunmuyor.

Yeni sistem nasıl işleyecek?

E-fatura ve e-deftere geçiş şüphesiz önemli bir değişim. Maliye Bakanlığı, www.efatura.gov.tr ve www.edefter.gov.tr internet adreslerinde, konuya ilişkin kapsamlı ve doyurucu teknik bilgiyi mükellefler ile paylaşmış durumda. Nasıl başvuruda bulunulacağı, e-faturanın nasıl ve nerede düzenleneceği, e-defterin nasıl tutulacağına ilişkin bilgiler bu internet adreslerinde yer alıyor.

Bu nedenle, e-fatura ve e-deftere geçmek isteyen veya geçmek zorunda olan mükelleflerin, öncelikle söz konusu adreslerde yer alan açıklamaları ve kılavuzları büyük bir dikkat ve titizlikle okumaları büyük önem taşıyor.

Kimler e-defter tutmak ve e-fatura düzenlemek zorunda?

Maliye Bakanlığı 421 sıra No'lu VUK Tebliği ile bazı mükelleflere e-fatura düzenleme ve e-defter tutma zorunluluğu getirmiş durumda.
Buna göre:

1) 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar,

2) 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar,

3) 4760 Sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki (söz konusu listede alkollü içki, tütün mamulleri, kolalı gazozlar yer almakta) malları imal, inşa veya ithal edenler,

4) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenlerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar
e-defter tutup, e-fatura düzenlemek zorunda.

5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerin listeleri www.gib.gov.tr ve www.efatura.gov.tr internet adreslerinde yer almakta. Ayrıca söz konusu listeler 58 sıra No'lu VUK sirküleri ekinde de bulunuyor.

Zorunluluk ne zaman başlıyor?

Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin:
- Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurulması gerekmekte)

- Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmekte) içerisinde geçmeleri zorunlu.

Cezası ne?

E-fatura kapsamında olan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler. Kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyecekler.

Elektronik olarak düzenlenmesi gerekirken kağıt olarak düzenlenen faturalar hiç düzenlenmemiş; elektronik ortam yerine kağıt olarak tutulmuş defterler ise hiç tutulmamış sayılacak. Bu durumlarda Vergi Usul Kanunu'nun ilgili cezai hükümleri tatbik olunacak.

E-Fatura Geçiş işlemleri nasıl Yapılacak?

Şirketimiz E-Fatura kapsamına giriyorsa faturalarınızı elektronik olarak Gelirler İdaresi Başkanlığına (GİB) göndermek için kullanabileceğiniz 3 yöntem var. Tüm yöntemlerin temelinde ERP sisteminden çıkan faturaların imzalanması ve UBL-TR formatına çevrilerek Gelirler İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi yer almaktadır.

GİB başvurusu için detaylı bilgilere aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz;
http://www.efatura.gov.tr/web/guest/basvuru

İlk yöntem ve kurulumu en zahmetsiz olanı Gelirler İdaresi Başkanlığının açtığı web portalini kullanmaktır. Şirketiniz GİB’e e-fatura kullanımına geçmek için müracaat ettiğinde size verilecek olan kullanıcı adı ile işlemlerinizi yapabilirsiniz. Göndereceğiniz faturaları bu portal üzerinden girebilir, size gelen faturaları ise buradan görerek kendi ERP sisteminize manuel olarak giriş yapabilirsiniz. Bu yöntemi kullanmak için e-fatura kapsamında göndereceğiniz ve alacağınız fatura sayısının manuel olarak takip edilebilecek seviyede olması gerekmektedir.

Gelirler İdaresi Başkanlığına E-fatura müracaatı yapıldığı zaman kısa süre içinde E-Fatura kullanıcısı

olabiliyorsunuz ve artık web portal üzerinden kullanıma başlayabilirsiniz. Son dönemlerde yoğunluğun fazla olacağı hesaba katılmalıdır. Bu sebeple kullanıcı olmaya yaklaştığınız bir dönemde müracaat edilmesi önemlidir.

İkinci yöntem kendi ERP sisteminizin önüne imzalama ve UBL-TR formatına çevirme işlemlerini yapacak bir yazılım kurmanız ve bu yazılım ile GİB sistemini entegre etmenizdir. Bunun için ihtiyacınız olanlar E-Fatura yazılımı yanı sıra; Tübitak’dan alacağınız mali mühür (sizin adınıza GİB müracaat ediyor), statik IP, arşivleme sistemi, SSL sertifikası ve bunlar için gerekli olan sunucular.

Mali mührü fatura sayınıza göre USB token (10.000 faturaya kadar) üzerinden veya çok daha pahalı bir sistem olan HSM üzerinden kullanabilirsiniz. Arşivleme sistemine karar verirken bu faturaları 10 yıl boyunca arşivleyeceğinizi göz önüne almalısınız. Fatura başına yaklaşık 200K olarak hesaplayabilirsiniz.

Donanım olarak; 4 çekirdekli CPU, 16 GB Ram, 500 GB disk yapısında olan bir sistem aylık 20.000 fatura gönderimini karşılayabilir. Donanım sanal olarak da temin edilebilir. İmza sunucunuzu USB Token olarak kullanacaksanız bunu takabileceğiniz küçük kapasiteli bir sistem işinizi görecektir.

Üçüncü yöntem olarak GİB tarafından duyurusu yapılan Entegratör şirketler üzerinden faturalarınızı gönderebilirsiniz. Entegratörlerin size sağladığı katkı imzalama ve dönüştürme işlemlerini üstlenmeleri olacaktır. ERP sisteminden ürettiğiniz faturaları farklı formatlarda (txt, xml, web sevice, xls) entegratör firmalara ulaştırdığınız zaman bundan sonrasını entegratörler halledecektir. Size gelen faturalarda aynı şekilde gönderdiğiniz yöntemle size dönecektir.

Bu şekilde bir yapı kurmak da manuel olarak bir iş yükü gerektirecektir. Bir ileriki aşama ise kendi ERP sisteminizi entegratörün sistemine entegre etmenizdir. Arşivleme hizmeti de yine bu firmalar üzerinden verilecektir.

Şu anda entegratör lisansı almış bir firma henüz bulunmasa da, yakın zamanda birden fazla firmanın ismi GİB web sayfasında yayınlanacaktır.

Bilgilerinize Sunarız,

Saygılarımızla...